小工具，大成效

2012/03 月號

數位時代／提供

撰文／鄭緯筌

對於忙碌的上班族來說，每天幾乎都有做不完的事情，如何達到事半功倍的成效，是數位時代工作者必要的修煉。時間管理大師大衛．艾倫（David Allen）在他所撰寫的《搞定》（Getting Things Done）一書中，把GTD的概念融入日常生活，建議大家可以利用蒐集、處理、組織、檢查和執行等流程，來協助進行事務管理。

「把一塊石頭丟進平靜的水面。水面會產生漣漪，漣漪的大小和強度會完全反應出石子入水的衝擊大小，過了一陣子，水波漸緩逐漸回復平靜，就像沒有任何事情發生一樣。」大衛．艾倫形容當我們心中出現一件雜事時，要就狀況做出適當的回應。 

簡單來說，這套工作心法就是鼓勵人們以記錄的方式，把頭腦中的各種任務移出來。善用GTD概念，可以把精力集中在正在完成的事情上。除了善用紙筆來記錄，其實還有各種方便的網路服務或Mobile App，可以協助做好待辦事項的管理。小工具，大成效由此開始！

【GTD這樣做】

蒐集 把每天生活中的大小事都記在大腦裡，並不是牢靠的作法。大衛．艾倫強調有效的方法，應該是要蒐集各種雜事，並放在頭腦之外的「收件匣」。也許是email信箱、筆記本或手機裡的App。把雜事妥善放到你的蒐集設備裡，準備好做下一步的處理。請謹記收件匣有容量限制，每星期都應該被至少清空一次。

處理 處理你的收件匣，要遵循一個嚴格的工作流程：從最上面開始，一次處理一項。千萬不要把任何沒處理好的東西，再放回收件匣。善用「兩分鐘法則」，如果任何一項工作花的時間少於兩分鐘，請立刻動手做。兩分鐘是一個分水嶺，這樣的時間和正式地推遲一個動作所花的時間差不多。

組織 大衛．艾倫描述了一個建議的列表集合，你可以用來追蹤需要關注的項目： 下一步行動：對於每個需要關注的事項，擬定可以實際採取的下一步行動，並且把這些事項根據能夠被完成的「環境」整理分類。例如：在辦公室、打電話，或是寫電子郵件。 專案：每個需要多於一個實際行動才能達到的開放式迴路，就是一個專案。

使用追蹤及周期性的回顧來確保每個專案，都能啟動下一步的行動。 等待：當你已經指派了一個事項給其他人，就應當在系統中追蹤及定期檢查是否已經可以採取行動，或者需要發出一個提醒。 將來、可能：這些事情你需要在某個時間點去做，但不是此刻。例如：學習英文，或者到香港休假。

檢查 如果你不每天或有時間就進行檢視，那麼你的行動和提醒列表將會變得毫無用處。請以你當時擁有的精力、資源和時間，來決定哪些是對自己來說最重要的事情，然後立刻執行。 如果你有拖延的毛病，可以按照待辦事項清單上的順序，逐一處理、清空你的收件匣。請至少以一星期為周期，善用GTD精神來進行檢視和回顧。

執行 如果你把所有的時間都花在組織工作，而不是執行，那麼所有的GTD系統都是不好用的！大衛．艾倫認為如果你可以把必須做的事情，變得簡單、容易而有趣的話，那就比較不會拖延，或者被太多的開放性迴路所壓倒。 

善用GTD做好時間管理，可透過事前規劃和期限效應，幫助我們不分心、專注於眼前的事情，完成下一步行動。

【學會GTD秘技】

1.記下事項重點  

2.善用動詞符號  

3.活用同步功能

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